Nous présentons et analysons ici dans quelques courts articles certains projets dans lesquels nous nous sommes impliqués. Selon l'intérêt et le contexte, ces textes sont éventuellement rédigés en anglais ou en espagnol et il n'y a donc pas nécessairement de traduction disponible dans les autres langues.

Nous partageons ici quelques réflexions, expériences et idées par rapport à l'organisation d'ateliers collectifs "virtuels", devenus parfois obligatoires au temps du Covid. Organiser un accompagnement d'équipe à distance ou un atelier de formulation n'est pas souhaitable pour ce qui est du contact humain et des échanges mais semble aussi devenu parfois inévitable dans un contexte de crise sanitaire. Il est connu aussi depuis un certain temps que la limitation des voyages internationaux est une nécessité écologique.

Dans ce sens, il est intéressant de réfléchir à la façon d'organiser les ateliers et aux conditions qui feront que cela fonctionne plutôt bien.

Conditions pour l'organiser?

Pour réussir dans le travail à distance, il semble d'abord important que les partenaires se connaissent déjà bien pour faciliter la perception du contexte de la coopération et la situation des deux côtés. Pour l'expert qui accompagne et facilite les échanges, ces relations de collaboration préexistantes constituent un socle de travail déterminant mais il faut rester vigilant en cours de route car les conditions n'évoluent pas de la même façon et au même rythme des deux côtés: "vagues" de la pandémie, situations personnelles, troubles...

Pour rester en phase, il ne faut pas hésiter à créer des moments d'échanges sociaux lors des ateliers virtuels, parler de soi, interroger les autres sur leurs préoccupations du moment, organiser un "tour météo",...

Les sessions de travail devraient aussi être courtes et pas trop fréquentes, dans la mesure des possibilités et priorités du plan de travail. Ainsi, limiter les ateliers à une heure ou deux de travail permet de maintenir la concentration et de voir clairement les résultats obtenus. 

Comment le faire?

Comme pour tout atelier, la préparation soigneuse est importante: choix des objectifs à atteindre, temps et travaux clairs mais aussi choix de la plateforme virtuelle qui sera utilisée.

Quel outil informatique fonctionne mieux est la question que nous nous posons tous et toutes au moment de nous lancer dans une mission à distance et avant chaque atelier. De multiples facteurs doivent être pris en compte, vitesse des connexions, complexité et efficacité pour le travail que nous voulons faire bien sûr, importance de l'assistance.

Selon moi, Il faut choisir un ou deux outils et s'y tenir car la courbe d'apprentissage pour l'ensemble des participants est toujours lourde dans l'atelier pour voir comment se connecter et comprendre les fonctions essentielles de l'outil choisi puis de savoir comment les manipuler sans être distraits.

Une bonne pratique pourrait d'abord être celle de se limiter à un seul outil de visioconférence qui vaut pour tout le travail et tout le temps, cela permet de faciliter la coordination en évitant de repréciser dans chaque convocation la plateforme et les codes d'accès éventuels. Un outil de visioconférence "basique" peut parfaitement faire l'affaire dans la mesure où il permet de parler et échanger et d'éventuellement présenter quelque chose (partage d'écran). Les fonctions plus sophistiquées risquent bien de troubler les personnes qui ne les utilisent pas souvent et de détourner l'attention de certains membres du groupe ou, plus grave, de la personne qui organise et facilite l'atelier. La modération des interventions doit être simple à conduire mais dépendra bien évidemment du nombre de participant·tes. L'utilisation de la vidéo pour voir les autres est fondamentale mais il faut être prêts aussi à la couper si cela sollicite trop le réseau et rend les échanges et la participation impossibles.

Dans cette même optique de "rester simple" il faudrait faire le choix d'un second outil qui permette de faciliter le travail collaboratif. Je distingue deux catégories d'outil pour la collaboration: un premier de type "tableau blanc" pour écrire et construire les idées, coller des fiches et les déplacer ou classer, et un outil de "document en ligne" qui permette de rédiger de façon collaborative. Ces outils peuvent être utilisés successivement pour la phase de conception puis celle de la mise au point et rédaction des documents ou projets. Il y a de multiples outils collaboratifs sur le net, libre ou pas, gratuits ou pas et efficaces ou moins efficaces. Il faut explorer et faire des choix.

Pour ma part, j'apprécie Miro qui est simple et permet de créer de multiples formats et présentations: tableau, cartes mentales, organigrammes. Une des fonctions importantes est celle qui permet l'exportation du travail pour convertir efficacement le produit du tableau blanc de collaboration vers un document de bureau réutilisable (tableur ou traitement de texte). Il est nécessaire de bien faire les essais avant de se lancer car il est préférable de se tenir au choix qui est fait tout au long du développement de l'atelier. En ce qui concerne l'édition de document collaboratifs en ligne, googledoc est une option bien connue et très efficace mais vous pourriez préférer Cryptpad qui est nettement plus respectueux de votre vie privée et discret par rapport au contenu de vos documents.

Et s'il y avait même des avantages?

Bien que la modalité de travail à distance ne soit pas toujours souhaitable et adaptée et bien que l'on perde cet élément essentiel qui est le contact humain, je vois plusieurs avantages à l'utiliser de temps en temps ou pour une partie des missions qui nous intéressent. Appliquer une modalité mixte de déplacement et réunions à distance permet peut-être de mieux concilier notre besoin de contact et les contraintes et impacts négatifs de nos déplacements sur notre vie privée et sur la planète.

La disparition des contraintes de temps et de coûts de déplacement ouvre la possibilité d'organiser des réunions plus courtes, avec une attention accrue et des objectifs mieux cernés et précis pour les participant·es et, pour la personne, qui organise les ateliers ou réunions, cela permet de faire un point plus fréquent sur ce qui fonctionne bien ou pas dans la dynamique du groupe et de revoir et adapter la méthodologie en cours de route.

Vous avez d'autres idées? Vous êtes curieux? Vous voulez en débattre? Parlons-en.

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